Libros obligatorios (incluidos los de contabilidad) del empresario. Apunte

• El Código de Comercio establece como libros obligatorios:

• ….sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.  (Art 25.1 Cco)

Además de los libros obligatorios las sociedades suelen llevar otros libros auxiliares como los “Mayores”.Estos pueden legalizarse voluntariamente en Registro Mercantil

• Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.(Art 26.1 Cco.)

•  Los libros contables deben legalizarse ante el Registro Mercantil provincial. Ésta debe realizarse antes de que transcurran 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio (si el cierre se realiza el 31/12, deben legalizarse antes del 30 de abril del año siguiente). La legalización puede realizarse por vía telemática.

  (Art 27 Cco): 1. Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen. 2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.3. Lo dispuesto en los párrafos anteriores se aplicará al libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones y al libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente. 4. Cada Registro Mercantil llevará un libro de legalizaciones.

Más:

• Libros obligatorios para el empresario individual (CIRCE, Ministerio de Industria, libros mercantiles y fiscales)

• Principio de claridad y de orden. Art 29.1 Cco Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
• Los libros obligatorios deben legalizarse en RM. Sobre legalizaciones, también aquí y aquí

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (contabilidad)

• Art 29.1 Cco
• Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa
• Trimestralmente se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos.
• Anualmente, en el momento del cierre, se recogerá el inventario de las partidas de existencias. La mayoría de las empresas hace coincidir su ejercicio económico con el año natural, pero puede elegir libremente el plazo de 12 meses que desea que configure su ejercicio económico.
• Anualmente se confeccionarán las Cuentas Anuales que han de depositarse en el Registro Mercantil de la Provincia donde se ubique la sede social de la empresa.
• Las Cuentas Anuales comprenden los siguientes documentos: Balance, Cuenta de Resultados, Memoria, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujos de Efectivo (los dos últimos voluntario para pymes).
  • Art 34.1 Cco Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la Memoria. Estos documentos forman una unidad. El estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios cuando así lo establezca una disposición legal.
  • Art 34.2,3,4, 5,6  Cco: 2. Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica 3, . Cuando la aplicación de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel, se suministrarán en la memoria las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado.4. En casos excepcionales, si la aplicación de una disposición legal en materia de contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposición no será aplicable. En estos casos, en la memoria deberá señalarse esa falta de aplicación, motivarse suficientemente y explicarse su influencia sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa 5. Las cuentas anuales deberán ser formuladas expresando los valores en euros. 6, Lo dispuesto en la presente sección también será aplicable a los casos en que cualquier persona física o jurídica formule y publique cuentas anuales.

Libro Diario (contabilidad)

• Registrará todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa día a día.
• ( Art 28.2 Cco) No obstante, se permite la anotación conjunta de las operaciones por periodos no superiores al trumestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros registros. 2. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.

 

Libro de Actas

• Este libro también  debe legalizarse en el Registro Mercantil.
• Se harán constar, según se indica en el artículo 26 del Código de Comercio, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, detallando los siguientes aspectos:
  • Datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano.
  • Resumen de los asuntos sometidos a debate.
  • Las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
  • Acuerdos adoptados.
  • Resultado de las votaciones.

Libro de Registro de Acciones Nominativas, Libro de socios y Libro Registro de Contratos

• Deben también  legalizarse en el Registro Mercantil. 
• Libro Registro de Acciones Nominativas: para sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
• Libro Registro de Socios: para sociedades de responsabilidad limitada y sociedad limitada nueva empresa
• Libro Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad. Sólo para sociedades unipersonales