Retomando esta cuestión (y refiriendo a anteriores entradas con enlaces a RR DGRN y a otros comentarios electrónicos de los Profesores que se señalan como Sánchez-Calero, Alfaro, Agra, Cazorla), os dejo un resumen de situación. Esta entrada se inscribe en el contexto de los trabajos de equipo y  sobre empresario individual.

El artículo 18 de la Ley 14/2013 modificó el régimen legal de la legalización de libros de los empresarios con la obligación de cumplimentarlos en soporte electrónico y de legalizarlos por medios telemáticos.

• Consecuencia de ese precepto se publicó la Instrucción de la Dirección General de Registros y Notariado de 12.02.2015 que  pretendía simplificar y dotar de seguridad a la legalización de libros y al sistema de empaquetado de archivos electrónicos, disponiendo que todos los libros obligatorios de ejercicios abiertos a partir del 29.09.2013 se cumplimentasen en soporte electrónico y fuesen presentados  para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social, es decir, conforme a la posibilidad preexistente del Art 27.2 Cco.
• Los libros encuadernados en blanco y que ya estuviesen legalizados sólo podrían utilizarse para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de la fecha citada, procediendo al final del ejercicio del 2009 al traslado de cuantos asientos, contratos o actas correspondientes ejercicios posteriores, a un nuevo libro en soporte electrónico y tramitación telemática.
• Tras la legalización, el registrador podría certificar a efectos probatorios que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero correspondiente.

Esta instrucción fue criticada entre otros motivos porque afectaba al carácter secreto de la contabilidad y su ejecución fue suspendida por el Auto del Tribunal Superior de Justicia (Sala de lo Contencioso-Sección 6ª) de Madrid, de 27 de abril de 2015. En sustitución de aquella, se aprobó la Instrucción de la DGRN 1 de julio que dejó sin efecto distintos preceptos de la de 12 de febrero de 2015.

La Instrucción de 1 de Julio clarificó que los libros remitidos telemáticamente para su legalización serán borrados inmediatamente con la certificación de legalización, o cuando caduque el asiento de presentación que fuese defectuoso, y que la publicidad de la legalización supone tan sólo que se hace pública esa legalización practicada, suspendida o denegada.

• El Registrador Mercantil será responsable y procederá el borrado cuando caduque el asiento de presentación. En cuanto a la publicidad registral, clarifica la Instrucción de 1 de junio de 2015 que se limitará a reflejar la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización.
• Se impone a los registradores el deber de poner en marcha normas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad y el secreto de los ficheros telemáticos – que pueden además ser encriptados-.